(Por María Alejandra Hernández, Senior Business Consultant de NUMAN – Colombia) Los roles de liderazgo en el área de Compras vienen experimentado una transformación pronunciada en los últimos años, producto de múltiples factores. Entre ellos, los procesos inflacionarios que están ocurriendo o se produjeron en la mayoría de los países de América Latina, y los vaivenes económicos a nivel mundial, que se están produciendo en un marco de inestabilidad política global.
La desaceleración de la producción y caída del consumo que experimentan algunos países también se encuentran entre las razones que han tornado a estas posiciones en espacios críticos de la operación. Más aún, teniendo en cuenta que la reducción estratégica de costos seguirá siendo un factor esencial para alcanzar resultados y mantener la competitividad, sin comprometer los niveles de producción y calidad.
En este contexto, la incidencia de las Jefaturas y Gerencias de Compras en las estrategias corporativas es cada vez mayor, al igual que su influencia con los más altos niveles de la empresa, en términos de orientación y asesoramiento.
Hoy, las decisiones de un líder de compras tienen impacto directo en la productividad, competitividad y rentabilidad.
¿Qué responsabilidades tienen los líderes de compras?
Las principales responsabilidades de una Jefatura o Gerencia de Compras son las siguientes:
1) Gerenciar el proceso de compras de suministros y servicios, con el fin de garantizar el abastecimiento, atendiendo a criterios de calidad, costo y servicio, en relación a los recursos requeridos por la compañía. Las actividades más importantes para este nivel de responsabilidad son las siguientes:
Adaptar las políticas corporativas y definir criterios para el cumplimento de los objetivos del área (capital de trabajo, control de inventarios, oportunidad en entregas, abastecimiento integral de las plantas).
- Proyectar los precios de las materias primas y el presupuesto del área.
- Participar en el diseño, planeación y ejecución de los diferentes proyectos del área, y definir nuevas inversiones en la compañía.
- Identificar y evaluar potenciales proveedores, para obtener la mejor calidad, precio y términos contractuales. Negociando acuerdos para obtener las mejores condiciones para la empresa, en costos, plazos de entrega o condiciones de pago.
- Mantener contacto directo con los proveedores de materias primas a nivel nacional e internacional, unificando criterios y políticas, que permitan mantener una relación armoniosa.
2) Facilitar e integrar el mejoramiento y la innovación de procesos (productivos – administrativos) con los proveedores, a fin de mantener y mejorar los niveles de suministro, y crear nuevas y exitosas soluciones para las plantas.
Las acciones más destacadas, que deberá realizar el titular de una Jefatura o Gerencia de Compras en relación a este nivel de responsabilidad son:
- Generar en conjunto con el área de Desarrollo, nuevos recursos o materiales que permitan un mejor desempeño del producto final y mejorar el rendimiento de la maquinaria, al mejor costo.
- Reunirse con el área de Proyectos para contribuir en la definición de nuevos procesos y aportar en reuniones corporativas que se llevan a cabo para innovación de los procesos.
- Participar en conjunto con el área de marketing en el rediseño, recosteo y mejora de productos.
- Garantizar el correcto suministro de materias primas e insumos con la calidad requerida, y el costo adecuado para garantizar la operación de producción.
- Gestionar el inventario y la logística asociada a las adquisiciones. Lo cual implica mantener un equilibrio entre la disponibilidad de productos y la inversión, evitando la escasez y el exceso de existencias.
- Impulsar metodologías y políticas de trabajo que estén acordes a la misión y visión de la compañía.
- Canalizar información técnica sobre materias primas y procesos provenientes de la casa matriz, buscando mejores oportunidades para la organización.
- Facilitar la innovación entre proveedores y producción, en lo referente a productos, packaging, procesos y metodologías, que generen valor a la compañía.
3) Dirigir, asistir y motivar a los recursos humanos que tenga a su cargo, con el fin de garantizar un desempeño y productividad adecuada. Potenciar su desarrollo personal y profesional, y contribuir al mantenimiento de un ambiente laboral positivo.
Las actividades requeridas para este nivel de responsabilidad son:
- Facilitar mejoras en el área de compras, que mejoren el ambiente de trabajo, cuidando que se tomen las medidas necesarias para garantizar la seguridad a todo nivel del personal.
- Apoyar y priorizar la ejecución de acciones que se deriven del proceso de Salud Ocupacional.
- Planear en conjunto con el área de desarrollo y formación, actividades de capacitación, de acuerdo a los requerimientos del área; y facilitar acciones tendientes a que el personal desarrolle habilidades técnicas y competencias para una mejor ejecución de su trabajo.
- Impulsar el desarrollo del personal que depende directa o indirectamente de esta posición, generando espacios de comunicación y participación, que permitan una relación optima con el personal, manteniendo un ambiente positivo y la paz laboral en el área.
- Participar y facilitar las actividades de los procesos de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional, e Informar o las novedades, acciones, programas y proyectos que involucren intervención con el personal de planta.
- Optimizar los procesos internos, colaborando estrechamente con otros departamentos como producción y finanzas, para asegurar una cadena de suministro eficiente y alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.
Habilidades blandas centrales para las Jefaturas y Gerencias de Compras
Las dinámicas productivas actuales requieren que los líderes de compras y abastecimiento no solo posean las competencias técnicas propias de la posición, y que sean capaces de manejar eficazmente las transacciones comerciales.
También se espera que cuenten con soft skills que les permitan interactuar efectivamente con personas, gestionar equipos y enfrentar situaciones desafiantes.
Entre ellas se destacan:
- Liderazgo: capacidad para motivar a un equipo, inspirando confianza, fomentando la colaboración y dirigiendo hacia los objetivos pautados.
- Adaptabilidad: aptitud para adaptarse a circunstancias nuevas y dinámicas, y ajustar estrategias de acuerdo a los cambios que se produzcan.
- Habilidades de Comunicación: capacidad de expresar claramente expectativas, y colaborar e interactuar con otros departamentos.
- Habilidades de Negociación: aptitudes para lograr acuerdos beneficiosos para la empresa, manteniendo relaciones positivas con los proveedores.
- Gestión del Tiempo: implica manejar con eficacia múltiples tareas, plazos y proyectos en simultáneo.
- Toma de Decisiones: habilidades analíticas que permitan evaluar opciones y resolver de una manera informada, con rapidez y acierto.
- Empatía: comprender las necesidades y perspectivas de los demás, construyendo relaciones sólidas, y resolver conflictos de manera efectiva.
- Pensamiento Estratégico: entendiendo cómo las decisiones de adquisición afectan los objetivos a largo plazo de la empresa.
- Resiliencia: para recuperarse de situaciones adversas, superando desafíos, aprendiendo de las experiencias y manteniendo un equilibrio emocional y mental frente a la adversidad.
Competencias técnicas que exige el mercado a los líderes de compras
Liderar una Jefatura o Gerencia de Compras implica una serie de habilidades técnicas clave para asegurar una gestión eficiente y estratégica de las adquisiciones en una empresa.
Es esencial tener un profundo conocimiento en gestión de cadena de suministro, lo que implica entender:
- Los procesos logísticos.
- La planificación de inventario.
- La coordinación de la supply chain, desde la adquisición hasta la entrega.
También resulta crítico poseer una comprensión cabal de las tendencias de mercado, contar con la capacidad para evaluar riesgos y oportunidades, y saber desarrollar e implementar estrategias de compras que se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa.
Además es importante cuáles son las normas y políticas reglamentarias vigentes para la actividad.
En la actualidad cada vez tienen mayor relevancia las competencias digitales, que brinden la capacidad de gestionar herramientas y tecnologías de gestión de compras, como sistemas de gestión de pedidos, software de análisis de datos, e incluso modelos de inteligencia artificial.
Desafíos para el área de abastecimiento
Los profesionales que se desempeñan en el sector de abastecimiento se enfrentan y deberán resolver, los siguientes retos:
1) Riesgos Logísticos: Entre los factores que pueden afectar la disponibilidad oportuna de productos se encuentran los problemas en la cadena de suministro, como interrupciones en el transporte o problemas aduaneros.
También la pérdida o daño de productos durante el transporte, los problemas con proveedores o distribuidores, y las fluctuaciones en la demanda, que pueden llevar a excesos o faltantes de inventario.
Otro aspecto a tener en cuenta son los cambios inesperados en las condiciones climáticas que comprometan o afecten el transporte y la entrega de bienes.
Todos estos riesgos pueden impactar negativamente en la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y los costos, requiriendo estrategias de mitigación y gestión proactiva para mantener la continuidad y fiabilidad en la supply chain.
2) Fluctuaciones del Mercado: Los precios de los productos y materias primas pueden experimentar cambios significativos, debido a factores como la oferta y la demanda, condiciones climáticas y eventos geopolíticos, entre otros.
Gestionar estos cambios es esencial para mantener los costos controlados.
3) Regulaciones y Requisitos Legales: Los gerentes de compras deben estar al tanto de las regulaciones y leyes relacionadas con la adquisición de bienes y servicios en sus industrias y regiones.
